المستندات والملفات
تمنح المستندات المساعدَ سياقًا مكتوبًا عن أعمالك: السياسات والتعريفات والعقود والخطط والتقارير. وتظهر في قائمة البيانات مع الاتصالات والجداول. لعرض المستندات وحدها، اختر المستندات من عامل التصفية أعلى القائمة.
أنواع الملفات المدعومة
يمكنك رفع المستندات بالصيغ التالية:
- ملفات PDF (
.pdf) - ملفات Word (
.docx) - ملفات النص العادي (
.txt)
والحد الأقصى لحجم الملف الواحد 100 ميغابايت.
لا تتحول ملفات CSV وExcel (.csv و.xlsx و.xls) إلى مستندات، إذ يحمّلها كيوبت جداولَ يمكن الاستعلام منها. راجع إضافة بيانات جديدة.
ولا تُقبل الصور ولا ملفات Markdown ولا ملفات Word القديمة (.doc).
كيف يعالج كيوبت المستند
بعد رفع المستند، يقرأ كيوبت نصه ويقسّمه إلى مقاطع ثم يفهرسها ليبحث فيها المساعد لاحقًا. ويُقرأ النص في صفحات PDF الممسوحة ضوئيًا بتقنية التعرّف الضوئي على الحروف (OCR) باللغتين الإنجليزية والعربية.
وأثناء المعالجة تعرض الحالة قيد الانتظار أو قيد المعالجة، وتتحدّث القائمة تلقائيًا. فإذا انتهت المعالجة صارت الحالة واحدة مما يلي:
- جاهز: فُهرس المستند ويستطيع المساعد استخدامه.
- مفهرس جزئياً: تعذّرت قراءة جزء من المحتوى قراءةً موثوقة فاستُبعد من البحث. مرّر المؤشر فوق الحالة لمعرفة الصفحات المتأثرة.
- فشل: تعذّرت معالجة المستند. مرّر المؤشر فوق الحالة لمعرفة السبب.
كيف يستخدم المساعد المستندات
إذا سألت المساعد سؤالًا يجيب عنه مستند، بحث في مستنداتك المفهرسة واستند إلى المقاطع التي يجدها وأشار إليها في إجابته. وتعرض الإشارة اسم المستند ورقم الصفحة إن عُرف، وبالنقر عليها يُنزَّل المستند لتتحقق من المصدر.
العرض والتنزيل
انقر على اسم المستند، أو اختر عرض من قائمة الصف، لمعاينته. واختر تنزيل لحفظ الملف الأصلي.
تحديد من يمكنه رؤية المستند
يستطيع أعضاء مساحة العمل جميعًا افتراضيًا العثور على المستند وقراءته والسؤال عنه. ويستطيع مالكو مساحة العمل والمشرفون تقييد ذلك:
- افتح قائمة صف المستند واختر تحديد من يمكنه الرؤية.
- اختر مقيَّد.
- في السماح بالرؤية لـ، اختر عضو أو مجموعة أو حاملي صلاحية بيانات. حدّد من تريد إضافته في الحقل التالي، ثم انقر على زر الإضافة بجواره (وتلميحه السماح بالرؤية). وكرّر ذلك لكل من يحتاج إلى الوصول.
يظهر على المستند المقيّد وسم مقيَّد في القائمة. ولا يراه إلا من منحتهم الوصول، ويبقى خارج إجابات الذكاء الاصطناعي لبقية الأعضاء. ويرى مالكو مساحة العمل والمشرفون كل المستندات دائمًا.
لإتاحته للجميع مرة أخرى، اختر الجميع في مساحة العمل. ويحتفظ كيوبت بقائمة الوصول تحسّبًا لتقييد المستند من جديد.
وعن المجموعات وصلاحيات البيانات، راجع التحكم في الوصول.